Preparar o caixa para grandes projetos é indispensável para que tudo corra bem. Veja dicas e lições do especialista Wilson Amaral e evite complicações
A cada ano, a história é a mesma: vai chegando o período das festas, e todo mundo começa a se preparar para os excessos. Muitos se inscrevem na academia, outros calçam os tênis e saem correndo feito alucinados, e outros, mais práticos, só tomam um comprimidinho para evitar a ressaca ou a má-digestão.
Não é para menos. Durante o Natal e no ano-novo, praticamente o mundo todo ingere quantidades de comida e bebida bem acima do que acontece ao longo do ano. O nosso sistema não está acostumado, e daí vem a importância de prepará-lo. O que, convenhamos, é bem melhor do que padecer nos dias seguintes, certo?
Na gestão de uma empresa, acontece o mesmo. Para encarar um grande projeto — maior do que aqueles que costuma entregar no dia-a-dia –, um empreendedor deve estar preparado, organizado, estruturado. Ou a ressaca e a indigestão não terão fim.
Preparando o coração para o que virá
No caso do corpo humano, quando há excessos, o coração é o órgão que mais sente. E nas empresas, não é diferente: a área financeira, vulgo coração, é a que mais pode sofrer ao longo de um grande projeto.
Tomemos como exemplo o caso da Despax, empresa fictícia do ramo de regularização comercial e imobiliária. A organização foi contratada por uma grande rede varejista para cuidar da documentação das unidades, e quase se deu mal.
Vamos ver que aprendizados a experiência de preparar o caixa para um grande projeto trouxe em relação ao planejamento financeiro, especificamente. Porque o coração da Despax chegou perto de pifar, só voltando a bater saudável recentemente.
Isto aconteceu graças a grandes “cardiologistas” do mercado, como o mentor Endeavor e sócio da Alpha Valorem Wilson Amaral. Com ampla experiência em grandes projetos, Amaral tem autoridade para falar sobre o assunto.
Antes de mais nada, forme um comitê de caixa
O primeiro passo para preparar o caixa para grandes projetos, afirma Amaral, é a composição de um comitê, que deve empreender uma espécie de “força-tarefa”. No caso da Despax, a equipe foi formada pelas pessoas que realmente cuidavam do caixa da empresa, entre gestores e responsáveis pelo departamento financeiro.
Dessa forma, o time se aproximou dos gestores, que puderam entender melhor o impacto e as mudanças que um grande projeto causa na área financeira. Além disso, se todas as pessoas fundamentais para o caixa estiverem juntas, a decisão de prorrogar pagamentos ou adiantar receitas (recorrente em projetos de maior magnitude), por exemplo, passa a ser simplificada. No caso da Despax, a iniciativa também contribuiu para fomentar a coletividade entre os funcionários.
Pegando o touro pelos chifres
Para pegar um touro pelos chifres, é preciso de muita força. Uma força que só vem com crescimento. E, de acordo com Wilson Amaral, não existe crescimento sem uma profunda análise de caixa.
No caso da Despax, os empreendedores foram orientados a olhar para o balanço do ano anterior, que devia estar “bem fechadinho”, para obterem uma análise precisa do fluxo de caixa. Isso é necessário porque:
“TODO NEGÓCIO QUE ESTÁ CRESCENDO MUITO EXIGE CAIXA: O QUE OS EMPREENDEDORES DEVEM FAZER É APENAS TER CONTROLE E TER A CERTEZA DE QUE O NEGÓCIO ESTÁ BOM E QUE ESTÁ COM MARGEM BOA, DADO QUE A MARGEM DO PRODUTO TEM QUE SER SAUDÁVEL PARA FECHAR ESSA CONTA”.
Margem X retorno
Margem é importante, mas é a porcentagem de retorno que vai indicar se um grande projeto vai bem ou não.
Por isso, é fundamental monitorar esse retorno. Como um Holter, aquele aparelho que acompanha batimentos cardíacos por um longo período. Wilson Amaral sugere que “alguém fique fazendo esta conta”, acompanhando as oscilações.
Não precisa ser um CFO de grande bagagem para tanto. Basta que algum componente do comitê de caixa elabore uma planilha de Excel em que vai imputar todas as novas informações sobre vendas.
“A CONTA É SIMPLES: QUANTO SE VAI VENDER EM CADA MÊS E QUANTO ESSA VENDA VAI IMPACTAR O CAIXA. A PARTIR DAÍ, DESENHA-SE O FLUXO”.
As contas são da conta dos empreendedores
Amaral afirma que um dos erros dos empreendedores da Despax foi delegar o controle do fluxo de caixa ao departamento financeiro, enquanto eles cuidavam de outras atividades mais… atrativas.
Ora, é função dos gestores e do comitê de caixa (ou das pessoas que geram o caixa) entender o que está acontecendo e monitorar. O ideal é que o time se reúna uma vez por semana para avaliar o que vai acontecer na próxima.
Em resumo e conclusão, Wilson Amaral elabora um passo-a-passo para ajudar empreendedores a prepararem o caixa para os tão desejados grandes projetos. Vamos a ele:
1 – Tenha alguém na área financeira para, sempre que chegar um projeto atípico, lidar de forma diferenciada com a situação. Neste caso, só há duas possibilidades: a) ou o projeto é recusado na hora; b) ou há uma área capaz de analisar detalhadamente o projeto.
2 – Realize sempre o fluxo de caixa. Só a análise constante permitirá entender o que acontece se um grande pedido foi aceito. Por exemplo: o fluxo indica que haverá um déficit de 2 milhões lá na frente? Então peça para o cliente do grande projeto adiantar 2,5 milhões. O cash flow deve ser mensal e semanal, com o acompanhamento diário, linha a linha, do que vai entrar e o que vai sair.
3 – Conheça o retorno para avaliar se o projeto valerá a pena. Para isso, você pode calcular o ROI tanto do projeto maior quanto daqueles menores, que você teria que deixar de lado. Assim, ficará claro qual a melhor opção.
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4 – De posse dessas informações e ferramentas, chega o momento de repensar o quanto a empresa vai/pode crescer e projetar esse crescimento cinco anos à frente.
Agora, é colocar esses aprendizados em prática e mandar ver nos grandes projetos. Sem risco de indigestão!
Este artigo é uma parceria de produção entre Endeavor e Sebrae
Fonte: Endeavor