Como fazer uma boa administração do tempo

Muito se tem dito sobre administração do tempo no mundo corporativo. Se você vende, compra, administra, presta serviço, fabrica, monta etc… Precisará fazer gestão do seu tempo útil ou se quiser pode também ser chamado de tempo produtivo.
Para um rápido, porém eficaz diagnóstico sobre a necessidade de se gerir o tempo em seus empreendimentos, segue algumas perguntas que deverão ser respondidas antes de continuarmos.

1. Você sente que falta tempo no seu dia para resolver todas as atividades?
2. Perde prazos de entrega ou simplesmente esquece de fazer aquela tarefa no trabalho?
3. Passa do horário para finalizar suas demandas?
4. Esquece onde guardou algum arquivo importante?

Se você respondeu sim pra alguma dessas perguntas, você provavelmente está fazendo uma má administração do seu tempo e precisa de algumas dicas pra melhorar isso imediatamente!

Antes de mais nada…

O que é administração do tempo?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, administrar o tempo não é controlar 100% do seu dia! Sabemos que isso e praticamente impossível! Administrar o tempo é você conseguir organizar seu tempo de forma a realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada e otimizada.
Quias benefícios terei?
O Benefício mais evidente em fazer uma boa administração do tempo é ter mais tempo para realizar suas tarefas. Porém, existem outras vantagens associadas a essa prática.
Por exemplo, pessoas sem tempo apresentam maiores níveis de estresse, vivem correndo com suas atividades e entregando resultados medianos.
Portanto, fazendo uma boa administração do tempo você ganha tempo para realizar todas as suas tarefas dentro dos prazos, é mais produtivo e não tem problemas de estresse no trabalho.
Sabendo a real importância de fazer uma boa administração do tempo, veja algumas dicas para começar esse processo no seu dia-a-dia!.
Dicas:
Primeira Dica:

       1. Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Você não precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”. Tente criar uma lógica de organização.
Tente pensar: quantas vezes você foi procurar um arquivo no seu computador e não lembrava como o nomeou? 
É esse tipo de erro que faz com que você perca tempo e precise refazer trabalhos! Portanto, pare para pensar qual a melhor forma de organização para você, pode ser anotando tudo num caderno, numa lista digital, criando regras e padrões para suas pastas, arquivos e documentos. A decisão é sua, mas é importante seguir uma única regra.
Segunda Dica

      2. Crie o hábito de acompanhar como você gasta o seu tempo.

Procure rastrear tudo que você faz em uma semana, planilhe isto, classifique o resultado do  (Maior) que mais toma seu tempo para o (Menor) que toma menos tempo em suas atividades, faça gestão disto e aprenda com ele.
Terceira Dica

     3. Faça um Raio X da sua rotina

Para aperfeiçoar a sua gestão de tempo, busque durante uma semana ou mais, conforme o caso, monitorar quantos minutos ou horas você gasta para realizar cada tarefa da sua rotina diária.
Controle, por exemplo, o tempo que de fato utiliza na venda ou na presença do cliente e o tempo para deslocamento ou de espera em recepções, por exemplo.
Faça ainda um controle de atendimento para cada contato e anote isso junto às demais informações colocadas na sua planilha ou num sistema CRM. Assim, você pode monitorar quanto tempo leva para ligar para cada contato e, assim, controlar mais efetivamente a sua produtividade.
Quarta Dica

      4. Diferencie o que é urgente do que é importante

Você já ouviu a frase “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante” ?
Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente é algo muito utilizado e eficaz mundialmente.  A definição mais conhecida e aplicada foi criada pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. Ele define as duas como:
Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para exucação, devem ser pensadas com antecedecência.
Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.
A partir dessa definição, Covey desenvolveu a matriz urgente-importante, para melhorar a organização de tarefas.

Dessa forma, percebemos que existem 4 tipos de tarefas:

• Importantes e Urgentes: São consideradas “crises”, algo que pode afetar toda a empresa, tem grande impacto e precisa ser resolvido de imediato.
• Importante e não urgente: São tarefas que demandam atenção porque possuem grande relevância para a empresa, como metas e planejamento, porém podem ser desenvolvidas com mais tempo, seu prazo normalmente é mais longo.
• Não Importantes e urgentes:  Normalmente tarefas que foram procrastinadas ou passaram do prazo, são resultado de falta de organização sua ou da equipe, podendo ser interrupções externas para você resolver.
• Não Importantes e Não Urgentes: Estas são as tarefas que você deve evitar ou não dar tanta atenção, uma vez que não são importantes ou urgentes.

Sempre quando uma nova tarefa surgir, faça uma avaliação de onde se enquadra e assim, defina como vai lidar com ela.
Quinta Dica

       5. Defina prioridades e atribua foco.

O foco estratégico é a definição da empresa quanto ao escopo de sua atuação externa e interna.
O foco externo é considerado amplo e trata da escolha dos mercados e clientes alvo, definidos para apurar competências e aumentar as chances de sucesso no longo prazo.
Em corporações, envolve também estratégias de integração vertical, alianças estratégicas, fusões e aquisições para consecução dos seus objetivos (Barney & Hesterly, 2008).
O foco interno é considerado estrito e está relacionado aos fatores intra organizacionais da estratégia de negócios, visando criar mais valor econômico do que suas rivais.
Trata da escolha realizada para orientar as políticas e diretrizes de trabalho, estruturar os processos e a gestão de pessoas.
Sexta Dica

         6. Faça gestão de tempo com a ajuda de uma agenda

Contar só com a mente para organizar seu trabalho pode lhe trazer problemas, afinal, com tantas informações no dia a dia, esquecer-se de uma informação é fácil.
Já pensou deixar de visitar um cliente por causa disso? Logo, procure deixar as atividades diárias escritas em uma agenda, que pode ser de papel ou digital.
Também é possível utilizar aplicativos próprios para gestão do tempo. Seja qual for o suporte escolhido, é recomendável que você faça um checklist das tarefas cumpridas ao longo do dia, assim você tem um controle mais efetivo das atividades.
Fonte:
Agendor, Líder estratégico, hashtrack, Jornal do Empreendedor