Você conhece a importância dos extratos bancários para a contabilidade da sua empresa? Sabia que a ausência da contabilização dos mesmos pode causar multas?
Primeiramente, é necessário saber que a escrituração contábil regular é uma exigência não só prevista no Código Civil, artigo 1.179, como está prevista também na Lei das Sociedades Anônimas e nas Normas Brasileiras de Contabilidade, e é atividade exclusiva do Contador, conforme prevê o Decreto-Lei 9.295/46.
Muitos pensam não ser obrigatória a entrega da documentação que comprove a movimentação bancária (extratos); mas isso é um grande erro, toda a documentação bancária deve ser mandada para a contabilidade mensalmente. Não só os extratos, mas os documentos que comprovem cada débito e cada crédito, a menos que o histórico do extrato seja esclarecedor.
A seguir, alguns exemplos sobre o que a falta de extrato pode causar:
Depósitos sem a devida comprovação da receita (emissão de NF, duplicatas, etc.) são considerados pela legislação como receita omitida, sujeitando-se às severas penalidades para a empresa e para os sócios.
Por outro lado, saída de dinheiro da conta corrente, sem o devido esclarecimento sobre seu destino, será considerada retirada de Pró-Labore, ocasionando na taxação dos sócios na pessoa física, por se tratar de uma receita tributável.
A fiscalização se utiliza de uma ferramenta eletrônica chamada E-Financeira, com a qual TODA movimentação financeira de pessoas físicas e jurídicas é rastreada.
Isto nos leva ao 2º passo para evitar problemas com o fisco:
- Toda a pessoa jurídica deve manter a sua conta bancária exclusivamente com os movimentos da Pessoa Jurídica, sem misturar, seja por qualquer motivo, com o movimento particular dos sócios.
Observar o “Princípio da Entidade”, o qual diz que tem de haver plena distinção entre Pessoa Física e Jurídica, ou seja, o patrimônio ou movimentação financeira da empresa JAMAIS devem se misturar com o patrimônio ou movimentação financeira de seus sócios ou de outras empresas, no caso de grupos empresariais.
- Todos os cheques devem estar relacionados ao comprovante da obrigação paga.
- Valores depositados devem estar relacionados aos valores de venda à vista, duplicatas de clientes e outros valores recebidos.
- Os extratos bancários de todas as contas mantidas pela empresa são INDISPENSÁVEIS para a contabilidade, para devida contabilização e conciliação das operações.
- Após o encerramento de cada mês, os extratos e documentos bancários devem ser entregues ordenados por data (verificar a continuidade dos saldos) até o 5º dia do mês seguinte.
- São igualmente indispensáveis os extratos de aplicação financeira.
No caso de empresa enquadrada no Simples Nacional, a ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, é hipótese de desenquadramento deste regime de tributação, e pode ser requerido pela própria Receita Federal, como se pode observar no artigo 29, inciso VIII, da LC nº 123/06:
Art. 29. A exclusão de ofício das empresas optantes pelo Simples Nacional dar-se-á quando:
VIII – houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária;
Na hipótese de desenquadramento de ofício pela ausência de escrituração da movimentação financeira, inclusive bancária, a exclusão produzirá efeitos a partir do próprio mês em que incorridas, ou seja, pode ser retroativa. Além disso o desenquadramento por este motivo impede a opção pelo regime diferenciado e favorecido desta Lei Complementar pelos próximos 3 (três) anos-calendário seguintes.
Aprendemos, então, que os extratos bancários são o parâmetro de confiança quando falamos de valores que entraram e/ou saíram da empresa: todos têm ORIGEM e DESTINO oficiais; contra isso, não há o que temer da fiscalização.
Se você, empresário, quer ter um sono tranquilo, converse conosco sobre administração financeira correta e sua contabilização. Estamos aqui para ajudá-lo com quaisquer dúvidas sobre contabilidade que você venha a ter.
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