GUARDA DO ARQUIVO xml: Por quanto tempo guardar o arquivo XML das Notas Fiscais

Segundo a legislação brasileira, tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 anos), para a guarda dos documentos fiscais, para que sejam apresentados à administração tributária, quando solicitados. (5 anos), que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005

O arquivo XML da NF-e foi instituído em Outubro de 2005, sendo a versão digital da Nota Fiscal Eletrônica onde cumpre um padrão nacional de registro fiscal, podendo ser usado em todo o território nacional. Todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica em arquivo XML tem sua legitimidade jurídica através da sua assinatura digital que fica armazenada nesse arquivo.
O arquivo XML é um formato de documento fiscal bastante utilizado para se armazenar e transmitir vários conjuntos de dados. Ele é usado pela Receite Federal para padronizar a emissão de notas fiscais em todo o país. Portanto, quando falamos de notas fiscais ou documentos fiscais, o XML é a própria nota fiscal, só que agora em meio digital.
O arquivo XML é o formato padrão para registro das informações da NF-e, ou seja, ele é a nota fiscal de fato. Quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fins de fiscalização ou troca de produtos, o arquivo enviado é o XML (e não a versão impressa (DANFE) ou PDF convertido).
O Arquivo XML carrega todas as informações de uma nota fiscal: dados da nota (número, série, data da emissão etc.), dados do emitente, do destinatário, dos produtos e serviços, informações sobre os tributos, transporte e cobrança da mercadoria.
Todos os tipos de notas fiscais eletrônicas usados no Brasil, incluindo a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica), fazem uso do formato XML para armazenar suas informações. É esse arquivo XML que deverá ser transmitido para a Receita Federal na ato de cada venda.

A guarda dos arquivos digitais da NF em XML

De quem é a responsabilidade de armazenar o XML da NF-e?

Uma das grandes dúvidas dos empreendedores é: por quanto tempo preciso arquivar as Notas Fiscais e os arquivos eletrônicos XML?
Armazenar o XML da NF-e não é responsabilidade apenas do comprador.
Quando uma Nota Fiscal Eletrônica é emitida, são geradas duas versões dessa nota: o XML e o DANFE.
Neste boletim informativo você verá de quem é a responsabilidade de Armazenar o XML da NF-e.

Quem deve Armazenar o XML da NF-e?

A legislação determina que o XML da NF-e precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos (5 anos). tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização.
Muitos empresários caem no erro de não guardar suas Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) por pensarem que elas ficam armazenadas na Sefaz e que a qualquer momento elas podem ser acessadas.
O XML deve ser guardado tanto pelo fornecedor como pelo comprador, independente do regime tributário da empresa, pois é uma lei que se enquadra em todos os regimes e o não cumprimento dela poderá trazer penalizações como multas de R$1.000,00 por documento não apresentado ao fisco.
Só lembrando que o XML teve como intuito sua criação para integrar informações e diminuir custo com papeladas fiscais, pois não é obrigatório sua impressão assim agilizando e melhorando o desenvolvimento de produção diária da sua empresa;
Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O arquivo também deve ser guardado pelo destinatário contribuinte do ICMS.
O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:
O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
PORTAL DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA – Perguntas Frequentes
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=lWG+ydeHRQg=
As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Segundo a legislação brasileira, tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 anos), para a guarda dos documentos fiscais, para que sejam apresentados à administração tributária, quando solicitados. (5 anos), que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas.
Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, na eventualidade de perdas não haverá a recuperação dos dados por parte da respectiva Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou da Receita Federal do Brasil.
Para as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) deverá ser feito o armazenamento do arquivo XML – assinado digitalmente e com a autorização de uso.
Seja para as notas digitalizadas ou para as NF-e, deve-se ter o mesmo critério de catalogação e o cuidado para definir em quais mídias serão salvas – CD, DVD, Disco Rígido, Fita Magnética ou, até mesmo, pen drive.
Ainda vale lembrar que até mesmo esses tipos de mídias estão sujeitos a danos físicos. Dessa forma, é recomendável que, para cada unidade seja feita também uma cópia de segurança.
Por isso, um dos métodos considerados mais seguros é o arquivamento em nuvem, que pode ser feito até mesmo numa conta de e-mail ou através de um serviço de hospedagem.
PARA QUÊ ARMAZENAR AS NOTAS FISCAIS?
O armazenamento das Notas é feito como medida de segurança para as empresas e para a Receita Federal. Nesse período entidades tributárias e fiscais podem solicitar a conferência para comprovar alguma inconsistência de informação, algum erro ou reclamação. Assim, a empresa precisa ter o documento em mãos.
Nesse prazo de 5 anos, a empresa também pode receber algum tipo de cobrança, como de imposto de renda por exemplo, e apenas a nota poderá comprovar que em determinado período fez a emissão do documento com o valor e que os impostos correspondentes foram retidos e pagos.
SEGURANÇA PARA ARQUIVAMENTO DIGITAL DAS NOTAS FISCAIS
O arquivamento dos documentos em nuvem é considerado hoje como uma das formas mais seguras para as empresas.
Esse tipo de arquivamento facilita a gestão dos documentos e permite que a empresa possa acessá-lo a qualquer momento que precisar.
No entanto, o mais importante é que evita riscos de perdas, seja dos documentos físicos ou de mídias em que os documentos foram salvos.
Isso porque, para oferecer esse tipo de serviço a contabilidade precisa contar com servidores e sistemas que garantam o backup dos arquivos para os clientes e que, principalmente, atendem aos mais rígidos padrões de segurança.
Penalidades (multas)
A legislação estadual para armazenamento do XML define as regras para a guarda e disponibilização do arquivo XML da Nota Fiscal (NF-e).
Cada estado pode ter características para o não comprimento do armazenamento legal dos XMLs. Estas definições podem aplicar em multas e sanções, conforme cada decreto estadual.
O armazenamento de XML da nota fiscal é uma obrigação unânime entre os estados. Deixando claro que deverá ser encaminhado ou disponibilizado “download” do arquivo da NF-e. Somente o XML garante a legalidade da NF-e, e por isso o cliente e fornecedor devem manter o documento muito bem armazenado.
No estado de São Paulo, o dispositivo legal que trata do armazenamento do arquivo digital é a seguinte;
Legislação RICMS – Decreto n° 45.490/00
Alterada pelas portarias CAT-123/10 e CAT-30/11Art. 13
§ 6° Deverá ser encaminhado ou disponibilizado “download” do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso, conforme padrão estabelecido por Ato COTEPE: (Redação dada ao parágrafo pela Portaria CAT-30/11, de 04-03-2011; DOE 05-03-2011; Efeitos a partir de 1º de julho de 2011)Art. 33: O emitente e o destinatário da NF-e deverão:
I – conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado
A correta observação e o cumprimento dessas obrigações são imprescindíveis para que o contribuinte não venha a ser questionado futuramente pelas autoridades fiscais. A multa por deixar de remeter ou disponibilizar o arquivo de documento fiscal eletrônico é de R$ 1.000,00 (um mil reais) por documento. Esta multa incorre também ao destinatário que deixar de efetuar a guarda dos arquivos eletrônicos de documentos fiscais eletrônicos.
O Arquivo XML é exigido para emitir a Nota Fiscal, logo, se o XML não estiver válido (assinado e autorizado pelo Fisco), não será gerada a nota fiscal, o que pode acarretar grandes problemas para um negócio, como:

• Multas que variam de 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal autuada podendo ainda ser cumulativas;
• Não emitir nota fiscal é não registrar o que está sendo vendido, o que significa sonegar os impostos, prática que pode levar até a prisão;
• Responder a processos criminais.

Nos casos de falta do arquivo XML — da NF-e — as consequências podem ser mais sérias do que a simples aplicação de multa, veja abaixo algumas considerações:
Antes de qualquer análise é importante reforçar o seguinte conceito:
O XML É A PRÓPRIA NF-e/ NFC-e E O FISCO DETERMINA QUE A RESPONSABILIDADE DE GUARDAR A NF CABE AO CONTRIBUINTE.
ASSIM, SE VOCÊ NÃO POSSUI O XML VÁLIDO (ASSINADO E AUTORIZADO PELO FISCO), VOCÊ NÃO POSSUI A NF!
As consequências disso podem ser diversas e não se pode determinar um único valor de multa, pois as penalidades variam para cada caso e de acordo com o entendimento do fiscal.
Inclusive, depende do órgão que efetuou a autuação, que pode ser feita, por exemplo, pela Receita Federal ou Secretaria da Fazenda de cada Estado, e cada Estado possui legislações diferentes e consequentemente diferentes penalidades, com foco em tributos diferentes.
Por exemplo, o fiscal pode desconsiderar (Glosar) os créditos de ICMS, IPI, Pis e Cofins tomados, se você não possuir a NFe (XML) que comprove a operação. Pode ainda desconsiderar estes registros como Despesas lançadas na apuração do IR e CSLL. A consequência poderia ser o recolhimento destes tributos com multa e juros.
As consequências, dependendo do caso, podem não se restringir somente a penalidade financeira, mas pode ocasionar prisão dos responsáveis.
Veja o que diz a Lei de Crime Contra a Ordem Tributária (Lei nº 8.137 de 27.12.1990):
O que caracteriza o Crime Contra a Ordem Tributária:
I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
 
OBS: A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 dias pode caracterizar este item.

Consequência do Crime Contra a Ordem Tributária:
Pena – reclusão, de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
Os exemplos citados acima não encerram as possíveis consequências, pois estas podem ser mais amplas.
Assim, a falta de documentos fiscais como o XML válido da Nota Fiscal, que comprovem as operações registradas nos livros fiscais e na contabilidade, podem trazer consequências sérias, dependendo de cada caso e da interpretação da fiscalização.
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=lWG+ydeHRQg=
O armazenamento de notas é muito importante, não importa o tamanho da sua empresa. Ele pode ser feito de várias maneiras, sendo feito localmente ou remotamente. Backup de informações que não ficam perto de sua empresa e sejam mantidos por empresas responsáveis, pode ser uma solução.
Apenas mostramos que a legislação estadual do estado de São Paulo, para armazenamento do XML, cada estado define suas regras, pode variar e você deve ficar atento sempre.
Para esclarecer esta e outras questões de cunho fiscal, conte sempre com nossa equipe tributaria, o parceiro certo para o seu negócio.
 
 
Gabriel Cavalcante
Coord. Depto Fiscal